Aplicaciones BSM: ¿por qué marcan el futuro de la gestión de gasto empresarial?

Una aplicación BSM es cualquier pieza de software que ayuda a una organización a aumentar la eficiencia del proceso de gasto comercial.

Muchas organizaciones -sin importar su tamaño o giro- buscan superar la pandemia con una nueva apreciación para administrar el gasto de manera efectiva y completa. A partir de ello, el Business Spend Management (BSM), como categoría, ha madurado para convertirse en un elemento fundamental en la adaptabilidad empresarial. 

Sin embargo, esta situación no se ha desarrollado de manera espontánea; para explicarla es importante primero enfatizar que, paulatinamente, quedaron atrás los días de las soluciones “cuadradas” de planificación de recursos empresariales (ERP) que se ubicaban en todos los procesos encargados de administrar, mantener y monitorear todas las operaciones de gastos comerciales para las compañías.

Actualmente, las empresas buscan y reconocen el beneficio de un enfoque multifunción, multinube y multiaplicación que les permita elegir el software y los servicios BSM que funcionan mejor para su organización. Desde las opciones de compra, pasando por el pago peer to peer (P2P), hasta las herramientas de facturación digital y los servicios de gestión de gastos en tiempo real, las aplicaciones forman ahora “la primera línea” de las finanzas organizacionales.

¿Qué APP le conviene a su empresa?

Una aplicación BSM es cualquier pieza de software que ayuda a una organización a aumentar la eficiencia del proceso de gasto comercial. Si bien hay muchas opciones de APPS independientes disponibles, no hay garantía de que funcionen -adecuadamente- con los marcos de operación y funcionalidad existentes. Y eso implica problemas de registro y control para la empresa. 

De hecho, aunque muchos desarrolladores priorizan la interoperabilidad, entre la gran variedad de componentes de APPS patentadas y de código abierto, también este panorama significa que aunque las compañías encuentran fácilmente su funcionalidad, pueden tener -al mismo tiempo- contratiempos para administrar la integración BSM.

Paradójicamente, como solución a este inconveniente, muchas empresas amplían este tipo de plataformas mediante la creación de aplicaciones a la medida, en lugar de aprovechar las soluciones listas para usar que también existen en el mercado. Esto da como resultado APPS que a menudo son:

  • Estancadas: ya que las empresas luchan por mantenerse al día con los requisitos de gasto de estas soluciones, que cambian rápidamente y que, lamentablemente, no pueden mantenerse al día con las necesidades cambiantes debido al trabajo de desarrollo único.
  • No coordinadas: y es que los sistemas no están integrados correctamente con la plataforma central en la que se realizan las transacciones y carecen de una única fuente de información, lo que genera una costosa duplicación de los flujos de trabajo.
  • Ineficientes: porque las empresas gastan recursos en el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones e integraciones únicas, con procesos complejos, creados como soluciones alternativas.

Todas estas condiciones explican por qué, la creación interna de aplicaciones personalizadas, suele ser no sólo prohibitiva (en términos de costo y tiempo), sino también, rara vez genera resultados de alta calidad.

Entonces, ¿cuál elegir? 

Con una oferta creciente y proveedores disponibles, es muy fácil que las empresas se abrumen ante la decisión de qué tipo y cantidad de servicio BSM le conviene más. En la práctica ésto significa que, a menudo, las organizaciones terminan pagando demasiado por aplicaciones que no necesitan, o bien, se encuentran usando varias para la misma función, lo que a su vez crea procesos complejos que no cumplen con las expectativas de agilidad digital.

Por otra parte, en otras categorías establecidas como CRM y APPS móviles, los mercados de aplicaciones han desbloqueado un valor significativo. Por ejemplo, el éxito de AppExchange de Salesforce y App Store de Apple son sólo dos de los muchos casos destacados; por ello, con BSM como una categoría cada vez más madura y la riqueza de su ecosistema creciendo, las posibilidades para los mercados de soluciones especializadas se amplía.

Por Gilberto Garza, RVP of Sales LATAM, Coupa Software   

La solución de Coupa


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