Con el objetivo principal de migrar los procesos que tradicionalmente han sido manejado en papel, tales como las excusas por inasistencia o trabajos para la casa, a un sistema en línea, propiciando así la colaboración entre los alumnos, el personal docente y los padres.
Actualmente algunas escuelas públicas de Estados Unidos, ahorran hasta $150.000 dólares en textos escolares e impresiones en papel, a través de la utilización de carpetas ubicadas en DocuShare, las cuales alojan en línea los trabajos y las tareas que los alumnos realizan en sus casas, en California por ejemplo algunos distritos escolares han optado por escanear y enviar sus documentos archivados a DocuShare, donde almacenan los archivos de los estudiantes, las notas de las reuniones y las noticias en línea, esto ha permitido liberar espacio físico eliminando 200 armarios de archivos, y para construir nuevas aulas escolares, ahorrándose hasta $300.000 dólares de su gasto operativo anual
DocuShare también propicia la comunicación entre alumnos, padres y maestros: permite que los estudiantes colaboraren en proyectos, reciban las calificaciones de sus maestros y presenten trabajos y tareas realizadas en casa, a través de la plataforma, lo cual permite un ahorro en tiempo y dinero.
Otros países actualmente están empleando en su sistema educativo DocuShare para reducir el gasto de impresión, procesar los documentos con mayor rapidez y creando recursos en línea de la siguiente forma:
En Canadá algunas escuelas utilizan la aplicación de gestión de flujo de trabajo DocuShare CPX, y ahorran más de $38.000 dólares al año en costos de impresión. Alrededor de 60 establecimientos educativos, escanean y publican informes de empleados y alumnos, planes de clases, actas de reuniones y gacetillas mensuales en línea, disminuyendo el tiempo de procesamiento de licencias de profesores, de semanas a días, simplificando el proceso de auditoría trimestral.
En Perú, DocuShare proporciona a los estudiantes de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas un acceso inmediato a los materiales de su clase. Antes de implementar el sistema de gestión de contenidos, los estudiantes debían retirar los materiales del curso de la biblioteca, realizar sus propias copias y devolver los originales para que los pudieran utilizar otros estudiantes. Este proceso consumía mucho tiempo y era muy costoso. Ahora, los estudiantes pueden ingresar a DocuShare desde cualquier lugar en el campus universitario e imprimir los materiales del curso bajo demanda en el centro de impresión e la facultad.
La industria de la educación requiere una cantidad significativa de datos y documentación, dijo David Smith, vicepresidente y gerente general, Unidad de Negocios DocuShare de Xerox Corporation. DocuShare permite a las escuelas de todos los niveles y tamaños puedan centrarse menos en procesar el papeleo o trabajo administrativo y más en lo que es más importante satisfacer las necesidades educativas de sus alumnos.
Fuente: Xerox DocuShare
