Cada vez es mayor la tendencia a usar menos papel en las oficinas, y así lo reflejan diversos estudios como el publicado por thepaperlessproject.com, según el cual el 99% de las empresas se apunta a tal objetivo.
En este contexto, la multinacional japonesa Ricoh lanzó una nueva metodología dirigida a ahorrar papel y energía, al tiempo que ofrece herramientas que permiten la captura ordenada y estructurada de documentos seguros, controlados y accesibles.
“El objetivo de esta metodología, denominada Paperless Maturity Roadmap (PMR) es reducir las impresiones y eliminar el papel, ya que la gestión de grandes volúmenes de documentos no sólo es difícil y consume mucho tiempo, sino que implica gran cantidad de espacio y costos”, explicó José Leonardo Rodríguez, gerente general de Ricoh Colombia.
De tal manera, con esta iniciativa se busca ayudar a que las empresas visualicen el camino hacia una oficina sin papeles a través de la reducción estratégica del mismo, para lo cual se detectan las necesidades de la organización en cuanto a gestión de información, tecnología y métodos, y posteriormente se diseña un plan de mejora en tal sentido.
“El PMR está diseñado como un primer paso para ayudar a nuestros clientes con tecnologías obsoletas y procesos manuales en papel, a poner en marcha iniciativas de mejora”, añadió el directivo al explicar que la metodología incluye soluciones que corresponden a tres etapas del proceso.
La primera etapa consiste en estabilizar la captura de información y el entorno de impresión; mediante la segunda se racionalizan los recursos tecnológicos de una manera más rentable; y la tercera apunta a optimizar el manejo de información para llegar con nuevos niveles de integración a los servicios de documentos administrados o MDS.
“Para dar el siguiente paso y hacer que el camino hacia una oficina sin papeles sea viable, nuestros ingenieros y expertos certificados Six Sigma ejecutan el R²PA (Ricoh Rapid Process Assessment), un análisis no invasivo en las operaciones, realizado en una fracción del tiempo respecto a las técnicas de análisis tradicionales”, sostuvo.
El R²PA presenta de manera eficiente un caso claro y convincente para el cambio, respaldado por mejoras en los procesos proyectados y ahorro de costos, focalizándose en las actividades donde el papel juega un rol importante como capturar y comunicar información transaccional.
“Gracias a este servicio de Ricoh, los tomadores de decisiones críticas en las empresas pueden contar con datos estadísticos que soportan el manejo de la información, y les brindan la oportunidad de analizar cómo nuestras soluciones proporcionan flujos de trabajo simplificados, que pueden mejorar drásticamente el rendimiento de las organizaciones”, subrayó.
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