El transporte de mercancías es una de las actividades profesionales en las que circula a diario numerosa documentación en papel, cuyo tratamiento posterior exige hacerse en formato digital casi en su totalidad. PFU (EMEA) Limited y Ejidosoft, empresa de desarrollo de software, han colaborado para crear una solución tecnológica que agiliza la gestión documental en el sector de la logística, aportando los máximos niveles de simplicidad, control, eficiencia y rendimiento.
Con 25 años de trayectoria y unas 300 empresas en cartera, Ejidosoft ha sido pionera en desarrollar una herramienta para el sector que cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria para crear digitalizaciones certificadas de facturas. Con una fuerte implantación local en Almería, este desarrollo ha sido exportado con éxito dentro y fuera de España por su total adaptación a las necesidades de empresas de transporte y almacenes hortofrutícolas. Su software consta de tres aplicaciones específicas que abarcan la planificación y el seguimiento de vehículos (Planning), tareas de administración y contabilidad (Transporta), y control de la documentación referente a flotas (Base).
Gracias al driver TWAIN se establece la comunicación entre el software de Ejidosoft con los escáneres Fujitsu fi-7140 y fi-7160, que ofrecen máximo rendimiento, gran velocidad y potentes prestaciones en captura documental. Estos dispositivos de diseño compacto realizan una captura por lotes nítida y fiable independientemente del estado en el que se encuentren los documentos, ya sea con distintos grosores de papel, recibos con cinta adhesiva, etiquetas o incluso tarjetas de plástico. Alcanzan unas velocidades de captura a doble cara de entre 80 y 120 imágenes por minuto, dependiendo del modelo, y su alimentador automático de documentos tiene capacidad para 80 hojas. Las imágenes que se generan son de alta calidad, optimizándose también los procesos de OCR, mientras que la información queda estructurada y fácil de encontrar para cualquier usuario.
Como resultado, en Comotrans, cooperativa de transporte de mercancías con una flota de 200 vehículos, han ahorrado un 70% el tiempo destinado a digitalizar documentación. Aun así, los volúmenes de información son muy elevados y el tiempo para procesarla es apremiante. Dentro de esta tarea que ocupa los 365 días del año, en Comotrans se llegan a hacer más de 20.000 registros de viajes que pueden aportar individualmente hasta un centenar de hojas, sobrepasando fácilmente los 150.000 documentos en total en picos máximos de actividad durante campañas o a cierre de trimestre. Toda la información contenida en albaranes, cartas de portes CMR y otros documentos de los transportistas (seguros, licencias, identificaciones, etc.), queda registrada en el sistema de manera exacta y localizable en caso de requerirse por parte del cliente, bien como adelanto de información o, por ejemplo, en caso de que una mercancía no haya llegado a su destino o esté dañada. Esa posibilidad de escanear y enviar archivos digitales rápidamente a clientes, homologarlos con Hacienda o recibir avisos de caducidad de permisos son los avances conseguidos en digitalización que más destaca Comotrans.
Captura de pantalla con la aplicación de gestión documental de Ejidosoft. Imagen: Ejidosoft.
El equipo de desarrollo de Ejidosoft personaliza estas herramientas con cada compañía, procede a su instalación y sigue acompañándolas posteriormente para cualquier soporte técnico o de formación. “Acompañar a las empresas en su digitalización supone proveerlas de un sistema sencillo y, a su vez, capaz de almacenar toda la información de forma estructurada y organizada”, señala Francisco Vázquez, responsable de Ejidosoft. “Ahora se escanea todo, pero conviene hacerlo con dispositivos como los de Fujitsu, que consiguen una mayor fiabilidad y aceleración de estos procesos, combinados con software especializado de gestión documental, que cubra las necesidades del cliente con toda la funcionalidad y en cumplimiento con los requerimientos normativos del sector”.
Jesús Cabañas, director general de PFU EMEA para Iberia, destaca: “El sector logístico es sin duda uno de los sectores más exigentes con nuestra tecnología. Muchos procesos de negocio se sustentan en papel y además son extremadamente críticos, requiriendo procesar grandes volúmenes de documentos en un tiempo mínimo. En este tipo de entornos los equipos Fujitsu son inigualables, consiguiendo que los procesos basados en papel no supongan un problema de productividad”.
“Gracias a esta solución, conseguimos realizar al instante los trámites de recepción, clasificación y digitalización de los documentos. De trabajar anteriormente con equipos multifuncionales, que nos hacían consumir mucho tiempo, vemos cómo nos ha cambiado radicalmente la manera de trabajar. Ahora el proceso es fluido y sin errores, facilitando copias digitalizadas fieles a los originales, con la gran ventaja además de compulsar un documento mientras se está escaneando”, subraya Antonio Enamorado, gerente de Comotrans. “Todo esto nos permite responder a las necesidades de nuestros clientes con las mejores garantías frente a la creciente digitalización de sus procesos”.
