Los especialistas de Kroll Ontrack estiman que el número medio de mensajes de correo electrónico por persona pasará de los actuales 156 mensajes al día por usuario a 233, en el año 2012, con lo que el coste de recuperación se incrementará aún más durante los próximos tres años.
Las medianas empresas suelen tener un departamento de TI pequeño, a veces incluso de una sola persona. Así pues, los responsables tienen que hacer un uso eficiente de su tiempo, dada su carga de trabajo. Además, hay que tener en cuenta los recortes presupuestarios y la falta de entendimiento de los costes ocultos ligados a la recuperación de correos, como por ejemplo, el coste de instalar un servidor para las tareas de recuperación y el tiempo dedicado a restaurar información de los sistemas de copias de seguridad, ya sea a través de sistemas de copia integral o los que guardan los buzones uno a uno.
Sin embargo, los costes de no recuperar (o no poder recuperar) la información a menudo es mayor, en términos de negocio perdido, una bajada de productividad o, incluso, multas por no poder presentar la información a las autoridades relevantes. Las empresas se enfrentan así al dilema de asumir los costes de recuperar o correr el riesgo de no poder recuperar la información, en caso necesario, lo que podría perjudicar a sus intereses comerciales.
Kroll Ontrack estima que el administrador medio de redes informáticas dedica un 25% de su tiempo a recuperar y gestionar correos. Esto podría evitarse mediante un sistema básico de gestión de archivos con tres aspectos básicos:
Minimizar el tamaño y el coste de los archivos
Tras haber realizado las copias de seguridad iniciales, la información que se transfiere a los archivos debe evaluarse. La información de negocio, la de tipo legal o la información exclusiva (propietaria) de la empresa debe guardarse.
Mantener el archivo en buenas condiciones
La información archivada tiene valor. Por lo tanto, conviene asegurarse periódicamente de que los archivos funcionan y de que la ubicación y la forma de identificación de dichos archivos están bien documentadas.
Auto-borrado
La información que no se guarde debe borrarse de forma definitiva, mediante la utilización de un programa fiable.
