Automatización, derivado del griego auto-guiado por uno mismo, considera en su visión más amplia el control mediante sistemas o elementos computarizados, e incluso electromecánicos, de procesos dentro de un segmento conductual definido. En el contexto informático moderno referirse a la automatización de procesos provoca en un grupo no menor de individuos grandes oposiciones. En primer lugar, porque se entiende como un cambio de ejecución en la forma que se conducen las empresas o los negocios. Se trata, por lo general, de inquietud para los que no saben del tema y también para los expertos, especialmente desarrolladores de software y encargados de operar los procesos manualmente. Es claro y clave que implementar la ejecución automática al interior de una empresa es un cambio de gran impacto: técnicos y profesionales no están sensibilizados, en una etapa inicial, aunque todo cambia una vez que se aprecian los verdaderos resultados de la ejecución de esos procesos que ahora están automatizados.
El estudio de la automatización de procesos establece que su correcto análisis está en directa relación con el tipo de negocio o empresa que se está automatizando. Si la organización administra una cantidad de datos reducida, sea en sus inicios o en el largo plazo, es relativamente sencillo manejar y controlar información mediante una ejecución manual, siendo incluso no necesaria una intervención automática. En cambio, si el volumen de datos es significativo, tanto en modo externo como interno, pudiendo incluso eso generar dificultades graves en la toma de decisiones y en la capacidad de resolver nuevos requerimientos, la automatización es la vía indicada.
Otra perspectiva de análisis, que nace exclusivamente de la ejecución manual, se relaciona por la forma en la que se provee una solución frente a una caída o colapso de los sistemas de información. En una cantidad significativa de ocasiones puede resultar más sencillo y rápido parchar, como dicen los especialistas, que encontrar la verdadera solución o la causa del problema. Eso, claramente, aumenta los tiempos de respuesta y de trabajo para las personas o especialistas involucrados en cada tema.
La automatización no es la ejecución de procesos en forma paralela. La automatización de procesos es un importante control de los datos y procesos que garantiza calidad en la ejecución y la disponibilidad de la información, disminuyendo errores y aprovechando cada recurso material y humano de la organización. De esa forma, se fijan estándares de programación y ejecución, y se transparenta la lógica de los negocios para cualquier área que esté involucrada en la gestión corporativa.
Otros Indicadores
Hoy las herramientas computacionales que existen en el mercado apoyan la gestión y entrega de informes, antes, durante y después de una ejecución. Un gran aporte de las soluciones de software hacia la ejecución de procesos automáticos que, si bien en una etapa previa, puede resultar algo complejo de analizar y entender, los resultados que se alcanzan después son de inmediato beneficio para las empresas y su desempeño comercial.
Según estudios de Gartner Dataquest, el mercado de la automatización debiera aumentar permanentemente en un 6.5% anual, considerando que lo que se busca reducir son los costos y el error humano. Se sostiene que pese a la adopción de nuevas tecnologías y aplicaciones, las investigaciones reflejan que el 70% de los procesos de negocios se realizan en lotes.
Las aplicaciones de automatización, en los últimos 25 años, se han relacionado habitualmente con las cargas de trabajo estáticas, especialmente en entornos de mainframe. Estas herramientas han sido capaces de automatizar procesos de múltiples pasos, como el procesamiento e impresión de facturas del cliente, transferencias de fondos y aprobación de préstamos, alimentación y extracción de datos. Se trata de soluciones que han sido capaces de apoyar la programación a través de una amplia gama de complejos recursos de TI, de hardware y software, como servidores, bases de datos, aplicaciones y middleware. Y es justamente por la misma razón que actualmente se está generando un mercado mucho más dinámico, desde uno que ya había sido calificado de maduro y donde buena parte de los nuevos requerimientos estaban siendo atendidos por un puñado de proveedores dominantes.
Hoy en el mercado existe un aumento creciente, desde el año 2006, en el número de proveedores. Se trata de un fenómeno que se explica, porque desde esa fecha los usuarios siguen solicitando más sistemas y procesamiento a partir de las necesidades que nacen de las mismas tecnologías y desde la sofisticación de la infraestructura TI. En otras palabras, las empresas visualizan oportunidades para automatizar una mayor parte de sus procesos de negocios. Entonces, los mismos proveedores han comenzado a ofrecer tecnologías y productos, considerando el apoyo de programación basado en el tiempo, en eventos de programación y adaptadores para la integración con aplicaciones de automatización.
En Chile, se registran experiencias de herramientas in house, las cuales cumplían con las expectativas de las empresas que las generaban a un nivel aceptable, comparando la propuesta disponible en el mercado. Sin embargo, la problemática se produjo por la falta de visión y de inversión, puesto que los clientes no se adaptaron a los nuevos desafíos y requerimientos. Lentamente, entonces, las compañías nacionales fueron invirtiendo en moderna tecnología nacional o extranjera.
Desde la propia experiencia, como partner de CA Technologies en el país, hemos comprobado que en el mercado local, particularmente en el sector financiero y retail, existen pocas herramientas de clase mundial que establecen una verdadera diferencia sobre otros sistemas que llevan a quienes las adquieren a marcar una diferencia en el seguimiento de sus procesos, información, programación y optimización, no sólo del recurso de TI disponible, sino que también en la redistribución del recurso humano calificado. Por lo mismo, es que aquellas organizaciones que todavía no tienen sus procesos automatizados están en proceso de implantación. Existen casos de corporaciones que lograron mejorar en un 30% el uso del recurso humano que se orientaba sólo al monitoreo y seguimiento de procesos, permitiendo además un mejor manejo de las incidencias y una disminución en las tareas en las que no se comprendía el verdadero sentido de cada acción. La tendencia es que en la actualidad las empresas están centralizando sus procesos de información y en otros casos se están dando la tendencia de externalizar, no únicamente el procesamiento, sino también el seguimiento de los mismos.
No obstante, aún existen compañías que utilizan herramientas de uso libre, porque cuentan con la posibilidad de generar mapas de negocios. El error es que no permiten el seguimiento de procesos, generación de informes y modificaciones claras de los procesos. Otro factor para explicar la fuerte migración a los sistemas de clase mundial.
Con todo, es fundamental comprender y entender que el procesamiento de la información no pasa exclusivamente por disponer de procesos adecuados, sino que de acompañar con una correcta aplicación que genere seguimiento a esos procesos y permita a la organización incrementar la posibilidad de prevenir y desempeñarse eficiente y eficazmente ante situaciones complejas.
Por Rodrigo Acevedo, gerente general de Entersoft
