Opini贸n | El trabajo h铆brido redimensiona las oficinas

La oficina nunca ser谩 la misma. El 53% de las grandes compa帽铆as prev茅n reducir su espacio f铆sico, y m谩s del 75% incrementar谩n la flexibilidad laboral.

Esto es consecuencia directa del crecimiento del trabajo remoto. Seis de cada diez organizaciones tuvieron a m谩s de la mitad de la plantilla tele-trabajando durante el confinamiento, y el 37% esperan mantener esta tendencia.

Con el auge del trabajo h铆brido, las empresas ven la oportunidad de reducir metros cuadrados y minimizar gastos. Pero este modelo hace a煤n m谩s impredecibles las tasas de ocupaci贸n de las oficinas, ya que los empleados tienen mayor flexibilidad para elegir desde d贸nde y cu谩ndo desempe帽ar su labor.

Antes de reducir el espacio de oficina, las organizaciones deben analizar las necesidades de sus empleados y conocer el uso real de las salas. Aunque cada empresa es 煤nica y se basa en sus propios datos y en su cultura, hay algunas recomendaciones clave para optimizar el espacio f铆sico y mejorar la experiencia de trabajo.

  • Configurar el espacio con precisi贸n. Para saber si tenemos el n煤mero correcto de despachos, salas y escritorios y sus dimensiones adecuadas, debemos medir el espacio disponible, c贸mo lo utilizan los trabajadores y su nivel de satisfacci贸n. Los espacios son din谩micos, y se pueden mejorar mediante datos y anal铆tica. Tecnolog铆as como sensores de recuento de personas, calendarios de salas, cuadros de mando y equipos hotdesk ayudan a lograr este objetivo.
  • Repartir las reuniones durante la jornada. Las horas centrales del d铆a coinciden con los picos de uso de las salas de reuniones. Esto hace que las salas queden infrautilizadas en otras franjas horarias. Conocer la verdadera disponibilidad de los compa帽eros y otros participantes y coordinar horarios alternativos podr铆a liberar un valioso espacio en las horas centrales.
  • Consumir los recursos en tiempo real. Mientras las salas reservadas minutos antes se ocupan casi siempre, aquellas reservadas con dos semanas de antelaci贸n tienen un 20% de probabilidades de ser utilizadas. Asignar el espacio de reuni贸n en tiempo real permite ajustarse al aforo y asegurar la disponibilidad de equipos de v铆deo y pizarras electr贸nicas.
  • Medir la ocupaci贸n. La ocupaci贸n no suele adecuarse al espacio disponible. A veces, s贸lo dos personas ocupan una sala de diez plazas porque es la 煤nica con proyector o est谩 m谩s aislada del ruido. No es s贸lo medir la ocupaci贸n de salas, tambi茅n el total de participantes. 
  • Integrar el v铆deo. El 98% de las reuniones tendr谩n al menos un participante remoto, seg煤n las empresas consultadas. Los dispositivos de v铆deo son ya componentes indispensables de las salas de reuniones para no aislar a los tele-trabajadores. Tambi茅n permiten tender puentes entre ellas.
  • Crear un entorno seguro y saludable. El 45% de los trabajadores creen que su empresa deber铆a convertir la oficina en un espacio m谩s seguro, invirtiendo en soluciones como tecnolog铆as sin contacto y control de aforo en salas. Adem谩s, los sensores integrados en los dispositivos de Colaboraci贸n pueden recopilar informaci贸n sobre nivel de ruido, temperatura ambiente, humedad, calidad del aire e iluminaci贸n.

Nueve de cada diez trabajadores afirman sentirse frustrados con las experiencias en la oficina, siendo las salas de reuniones reservadas pero no utilizadas y que el equipo de la sala no funcione lo peor valorado. Es as铆 como el 96% de las organizaciones consideran que pueden mejorar los entornos de trabajo con tecnolog铆a inteligente.

Optimizar espacios no significa s贸lo reducir metros y costes, sino tambi茅n mejorar la experiencia de los trabajadores, proporcionar espacios seguros y reforzar la productividad y el compromiso del equipo.

Por  Michel Rodr铆guez, Director de Colaboraci贸n en Cisco Espa帽a

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