El Grupo FSM es una firma española cuya actividad se desarrolla en sectores diversos que van desde la promoción y construcción inmobiliaria hasta la agricultura y desalación de agua, pasando por la fabricación y venta de hormigones y morteros, o la explotación de estaciones de servicio.
El objetivo del proyecto es mejorar la eficiencia del proceso tanto para la recepción de facturas de proveedores como para la emisión de facturas a clientes. Comprende la captura de facturas de proveedores con un workflow de validación a dos niveles, el envío de facturas electrónicas a clientes con su correspondiente albarán, y la digitalización de albaranes para su envío junto a la factura, así como su archivo digital. La integración de la solución de Esker en los entornos aplicativos Microsoft Dynamics NAV ha sido llevada a cabo por la firma Euclides.
En palabras de Pedro Cubas, director financiero de FSM: Dada la diversidad de actividades que FSM desarrolla, era urgente automatizar los flujos que soportan la gestión financiera: las facturas y todos los documentos relacionados. Esker es un buen aliado para simplificar los procesos complejos de gestión y encontrar puntos de eficiencia empresarial, acortando costes y tiempos. Ahora nuestra nueva forma de trabajar, sin utilizar el papel, nos permite ser mucho más eficientes en nuestras transacciones diarias.
Hasta ahora, FSM recibía todas las facturas de proveedores en papel, la mitad de las cuales se tramitaban entre empresas del mismo grupo (inter-company), con un volumen de 2.300 al mes, el 95% de ellas entregadas en mano. Por lo que respecta a las facturas a clientes, el Grupo gestionaba manualmente unas 750 mensuales y cerca de 8.000 albaranes, con fecha de facturación anterior al día 5 de cada mes.
Para gestionar las facturas de sus proveedores, FSM se propone agilizar los procesos de aprobación, reducir la gestión de papel y el número de errores, acortar los plazos de cobro y reducir las tareas administrativas. Al mismo tiempo, ganar espacio en oficina, proporcionar el acceso desde un punto común a los documentos, mayor agilidad en la búsqueda de facturas y aminorar el riesgo de pérdida de documentos.
Para ello, la solución Esker DeliveryWare, integrada en el sistema de gestión de FSM, consta de cuatro unidades funcionales clave: recepción y digitalización, captura documental y extracción de datos, validación de los mismos y carga de datos y documentos.
Facturas a clientes
Por lo que respecta a las facturas a clientes, se pretende agilizar su envío por parte de FSM- y la recepción por parte del cliente- por correo electrónico, con firma digital. Además, reducir el número de errores y los costes asociados, mejorar la productividad asignando tareas más estratégicas a los empleados, acceso a los documentos desde un punto común y mayor eficiencia a la hora de buscar las facturas.
De acuerdo con la solución propuesta, las facturas son generadas desde Microsoft Dynamics NAV y se imprimen en una impresora virtual redirigida directamente a Esker. Allí son tratadas mediante reglas de tratamiento específicas para este tipo de facturas. A continuación sus datos son cruzados con los de los albaranes y, una vez coincidan, se agrupan para su envío por e-mail al cliente final, firmadas digitalmente con el sello de FSM.
