Estudio cuestiona el papel del departamento de TI en la nueva tendencia BYOA (traiga su propia app)

Una reciente encuesta de LogMeIn (NASDAQ: LOGM) y Edge Strategies revela que los profesionales de TI subestiman significativamente el alcance de la tendencia “bring-your-own-app” (BYOA) en su lugar de trabajo. Diseñado para explorar el uso y la adopción de las aplicaciones cloud introducidas por los empleados en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda, el estudio profundiza en los tipos y las cantidades de aplicaciones que entran en el lugar de trabajo, así como la respuesta del departamento de TI a su gestión y control. Como indica el estudio, mientras que aproximadamente el 70% de las empresas encuestadas informa del uso activo de las aplicaciones introducidas por los empleados en el lugar de trabajo, los profesionales de TI encuestados estiman que su número es de 2,8 por organización. Sin embargo, los datos posteriores recogidos de organizaciones de tamaño similar a través de una tecnología de descubrimiento de aplicaciones ponen de relieve que el número promedio de aplicaciones BYO se acerca a 21 por empresa; es decir, la asombrosa cifra de siete veces más.

Llevado a cabo por la empresa Edge Strategies en nombre de LogMeIn, el estudio explora el impacto de BYOA, una tendencia en la intersección de dos de los más grandes movimientos de transformación de la industria de TI: el aumento generalizado de la oferta cloud y la “consumerización” de las TI. Las preguntas de la encuesta cubren aplicaciones y categorías populares como las aplicaciones de sincronización y compartición de archivos en la nube (por ejemplo Dropbox, Cubby o Google Drive), de colaboración (como Skype, join.me o Trello), de productividad (Evernote o Google Apps for Business/Google Docs), así como aplicaciones sociales y de acceso remoto. Entre los encuestados se incluyen profesionales de TI, proveedores de servicios de TI externalizados y profesionales de negocio no de TI procedentes de organizaciones que van de pymes a grandes organizaciones. A los profesionales de TI, en particular, también se les preguntó acerca de sus propias políticas BYOA y los enfoques actuales en la gestión de estas aplicaciones, así como su papel en la evaluación, influencia y aseguramiento de tales aplicaciones.

Las principales conclusiones del informe son:

El área de TI subestima significativamente el número de empleados que introducen aplicaciones en el lugar de trabajo: Si bien registra un promedio de 2,8 aplicaciones BYO en su lugar de trabajo, los datos posteriores de descubrimiento de aplicaciones muestran un promedio más cercano a 21 aplicaciones, una disparidad siete veces mayor.
BYOA es un fenómeno generalizado y se espera que crezca: Aproximadamente el 70% de las empresas informan de que las aplicaciones introducidas por los empleados están siendo utilizadas activamente en su lugar de trabajo, y el 42% de los encuestados espera que BYOA crezca significativamente en los próximos cinco años.
Las pymes reportan la mayor prevalencia de BYOA: Para las empresas entre 11 y 100 empleados, BYOA es incluso más grave, con un 81% que informa del uso activo de las aplicaciones introducidas por los empleados.
Casi dos terceras partes de las aplicaciones BYO se introducen y se utilizan a pesar de que ya existen en la empresa soluciones proporcionadas por TI: Los empleados eligen sus propias soluciones, ya que más del 64% de las aplicaciones introducidas por ellos se utilizan en lugar de las aplicaciones existentes de la empresa para cubrir las mismas necesidades.
Consultar a TI ya no es lo habitual… y es peor de lo que TI cree: Cuando se les pregunta si se consulta al departamento de TI sobre la decisión de introducir aplicaciones en el lugar de trabajo, el 56% de los profesionales de TI afirman que son consultados. En cambio, los empleados ofrecen una respuesta muy diferente, pues sólo el 45% aseguran que en realidad consultan o informan a TI antes de la introducción de aplicaciones cloud en su lugar de trabajo.
Los empleados introducen aplicaciones saltándose –o habiéndose saltado– las aplicaciones proporcionadas por TI en las categorías principales:
El 58% de todas las aplicaciones de sincronización y compartición en la nube fueron introducidos por primera vez por los empleados.
El 52% de todas las aplicaciones de productividad fueron introducidos por primera vez por los empleados.
El 49% de todas las aplicaciones de colaboración fueron introducidas por primera vez por los empleados.

Los empleados abren camino, TI les sigue: Las aplicaciones originalmente introducidas por los empleados son frecuentemente adoptadas y/o aprobadas más tarde por el área de TI para un uso más amplio dentro de la organización.

El 59% de las aplicaciones de colaboración originalmente introducidas por los empleados son aprobadas por TI.
El 55% de las aplicaciones de productividad originalmente introducidas por los empleados son aprobadas por TI.
El 41% de las aplicaciones de sincronización y compartición de archivos originalmente introducidas por los empleados son aprobadas por TI.

Las versiones libres y no gestionadas son la norma, incluso después de la aprobación de TI: Incluso después de que los profesionales de TI respalden las aplicaciones introducidas por los empleados, sólo un pequeño porcentaje de éstas se gestionan de forma centralizada.

Aplicaciones de sincronización y compartición de archivos: El 54% de los empleados utilizan versiones libres no gestionadas; el 20% versiones de pago de uso individual sin administrar y sólo el 26% usa versiones empresariales gestionadas de forma centralizada.
Aplicaciones de colaboración: El 46% de los empleados utilizan versiones libres no gestionadas; el 25% versiones de pago sin administrar de uso individual y sólo el 29% usa versiones empresariales gestionadas de forma centralizada.
Aplicaciones de productividad: El 42% de los empleados utilizan versiones libres no gestionadas; el 42% versiones de pago sin administrar de uso individual y sólo el 15% usa versiones empresariales gestionadas de forma centralizada.

La línea de los gerentes de las empresas asume la iniciativa del aprovisionamiento sobre TI: Sólo un tercio de los profesionales de TI informan de que manejan todo el aprovisionamiento de las aplicaciones cloud; el 67% de los profesionales de TI informan de que esas decisiones se dividen o se conceden abiertamente la mayor parte de las responsabilidades de provisión de aplicaciones cloud a los propietarios de las empresas.
Los problemas de seguridad reinan. El control como segundo más cercano: A la pregunta de qué problemas limitan la adopción o el apoyo de BYOA en su empresa, más de la mitad (54%) señala las preocupaciones en torno a la seguridad de los datos, y el 45% cita la falta de control/gestión de las aplicaciones.
Pocos profesionales de TI afirman tener políticas y herramientas de gestión para manejar BYOA: Sólo el 38% de las organizaciones tienen una política BYOA en su centro de trabajo y apenas un 20% de los profesionales de TI siente que está muy preparado y cuenta con políticas y tecnologías para mitigar la mayoría, si no todos los riesgos de seguridad asociados a BYOA.
Tres perfiles/estilos de gestión de TI emergen alrededor de BYOA: Mientras que la preparación y la gestión de BYOA sigue siendo inconsistente, los encuestados de TI se asocian en tres campos distintos:

Guardianes activos: El 30% de los profesionales de TI administra BYOA bloqueando activamente las aplicaciones cloud en su lugar de trabajo.
Facilitadores estratégicos: El 29% de los profesionales de TI gestiona BYOA a través de una combinación de análisis de registros de tráfico web, detección de paquetes y/o supervisión de dispositivos.
Observador pasivo: El 39% de los profesionales de TI informa de que ni supervisa ni gestiona BYOA en absoluto.

“El rápido aumento de la oferta en la nube –junto con la “consumerización” de las TI– está obligando a realizar cambios importantes en la forma en que el área de TI opera, y pone en duda su relevancia global en el lugar de trabajo de los empleados de hoy en día. Los requisitos críticos de seguridad y gestión permanecen como mandato principal de TI; y sin embargo TI cada vez se encuentra más fuera del bucle cuando se trata de seleccionar aplicaciones y, peor aún, de cómo los datos se almacenan y comparten a través de esas aplicaciones”, afirma Sean W. Ford, CMO de LogMeIn. “Creemos que el papel de TI necesita ser fundamentalmente redefinido si los profesionales de TI quieren recuperar su voz estratégica, y esto significa reinventar la forma en que se acercan a la gestión de las aplicaciones, los dispositivos y los datos en la era BYO”.