Cada uno de los proyectos de una empresa depende del avance de determinados departamentos y del trabajo de cada una de las personas involucradas, el cual repercute directamente en todo el equipo. Razón por la que es muy importante que se lleve a cabo una gestión del tiempo integrada, tanto de la empresa como de los empleados.
Cegid, proveedor líder mundial de soluciones de gestión empresarial en la nube para los sectores finanzas (ERP, tesorería, impuestos), Recursos Humanos (Nómina y gestión del Talento), Contabilidad, Retail, Emprendedores y Pequeñas Empresas, considera que el departamento de recursos humanos debe realizar una adecuada gestión del tiempo de cada miembro del equipo, pero además debe implementar una política eficaz que ayude a que cada empleado o cargo directivo gestione de una manera más eficiente el tiempo que pasa en el trabajo.
Algunas estrategias de gestión del tiempo laboral que ayudarán a incrementar la eficiencia y productividad de la empresa y sus integrantes son:
· Identificar las acciones más relevantes, para diferenciar entre las tareas primarias y secundarias y enfocar la atención en las primeras. El resultado será una optimización de los plazos.
· Determinar las tareas urgentes y tareas importantes, con el objetivo de realizar aquellas que deben ser abordadas de manera inmediata, aunque no siempre tengan mucha importancia. Y a largo plazo realizar las tareas más importantes y relevantes en la estrategia global de la compañía.
· Dividir las grandes tareas en bloques, sub tareas o tareas más pequeñas y asignarles un periodo de ejecución razonable. Para ellos es necesario establecer las prioridades diarias y semanales y, a continuación, agrupar las tareas similares que pueden formar parte de un mismo bloque.
· Reconocer cuáles son los mayores ladrones de tiempo, para actuar en consecuencia y eliminarlos o aprovecharlos de otra manera.
· Alternar periodos de máxima concentración con periodos de descanso. Eliminar todos los elementos distractores como las notificaciones del móvil, por ejemplo, y asignar tiempo de dedicación absoluta a una tarea, intercalado por un breve descanso.
· Fijar plazos razonables, ni escasos ni amplios, para la realización de cada tarea. Si los plazos son muy apretados, probablemente se incumplan o generen un gran estrés y ansiedad en las personas que deben llevar a cabo ese trabajo. Si, por el contrario, son muy generosos, será una auténtica invitación a la procrastinación y, por lo tanto, una pérdida de productividad.
En la actualidad, el talento aspira a nuevas formas de trabajo. Sus expectativas han cambiado y uno de los desafíos que afrontan los equipos de RR.HH se centra en entender estos requerimientos, evaluar el contexto y proponer e implementar nuevas estrategias. Los colaboradores esperan que las organizaciones brinden una experiencia de trabajo más humana, centrada en la persona, que favorezca el equilibrio justo entre la vida laboral y personal, así como también flexibilidad en las condiciones de trabajo. En esta línea, el descanso es tan importante como el tiempo de trabajo, es una manera de incentivar el bienestar en el trabajo. El tiempo asignado al descanso debe ser real y, preferiblemente, físico, como levantarse del puesto de trabajo, estirar las piernas, cambiar el ángulo de visión, y concentrarse en algo diferente a la tarea que se está desempeñando.
Optimizar el tiempo que una persona pasa haciendo una tarea y enfocar los esfuerzos que invierte en cada cosa que hace, es una forma adecuada de gestionar el tiempo en el trabajo. Además, definir plazos ayudará también a que los managers o el departamento de recursos humanos puedan hacer un seguimiento de cómo están funcionando las cosas.
Ante esta evolución de las expectativas y necesidades del talento, la profesión de Recursos Humanos y la tecnología asociada a los procesos de gestión del talento y del tiempo también deben evolucionar a un ritmo similar. Por ello, es conveniente automatizar procesos y trabajar con herramientas que permitan planificar y gestionar el tiempo de una manera global dentro de la empresa. Así como planificar, automatizar y optimizar los recursos de los que se dispone para sacar adelante todo el trabajo.
Por Marina Ierace, Directora de la unidad de negocio Human Capital Management (HCM), Cegid en América Latina
