En la última década, las pequeñas y medianas empresas españolas han registrado un avance importante en su informatización y, por fin, están abandonando las tradicionales hojas de cálculo a favor de los programas avanzados para gestionar su contabilidad, comenta Natalia Pomar, Directora Financiera de DATISA.Un importante número de estas compañías, sin embargo, sigue desaprovechando gran parte de las funcionalidades que ofrecen estos programas, sobre todo, por desconocimiento.
En opinión de DATISA, los problemas económicos de los últimos años, han puesto punto final a la alegría con la que muchas compañías invertían en TI y ha dado pie a unas inversiones mucho más coherentes y mejor razonadas. En esta coyuntura, una alternativa para las Pymes con mayores dificultades también sería apostar por la formación, como una vía rentable y coherente para no perder en competitividad, asegura Natalia Pomar.
Un antes y un después en el trabajo del contable
Entre los automatismos, presentes en los programas contables de última generación y que se desaprovechan con frecuencia, destacan funcionalidades tan puntuales como:
– los patrones o asientos semiautomáticos, que permiten agilizar al máximo la generación de asientos en múltiples operaciones sin factura (por ejemplo, en la contabilización de las comisiones bancarias, en las amortizaciones mensuales, en el pago de seguros de vehículos o en el reflejo en la contabilidad de los importes de las nóminas).
– la copia de asientos, aplicable a la automatización de estas mismas tareas y que aporta una velocidad aún mayor, siempre que se extreme el cuidado al sobrescribir los datos.
– los Asientos de Cobros y Pagos, que facilitan la generación de un extracto de facturas, para que el administrativo seleccione cómodamente aquellas que se quieran abonar. (Dicha capacidad también permite la generación automática de un asiento por el importe de todas las facturas abonadas o la impresión automática de cheques, pagarés o cartas para clientes, con los datos e importes de la solución).
– los automatismos para el registro de facturas, que son capaces de aprovechar toda la información de CIFs, del IVA habitual o de la forma de pago definida en las fichas de clientes y proveedores, para tener que introducir poca o ninguna información en la generación o el registro de facturas.
– el punteo, un elemento básico para asegurar la fiabilidad de la información, porque ayuda a evitar descuadres entre los saldos contables y del banco, permite el cruce de facturas de clientes y proveedores con sus correspondientes cobros y pagos, la comprobación de los movimientos individuales en una cuenta puente, por ejemplo, de tarjetas VISA o la identificación de las facturas correspondientes a un total de IVA declarado, etc.
– el pago de facturas desde previsión, y para la contabilización automática de las remesas generadas, su imputación al debe y haber, y hasta su punteo.
– Etc.
Invertir menos en soporte y más en formación
Para mejorar el aprovechamiento de sus soluciones en la Pyme, DATISA ofrece a sus clientes un amplio abanico de cursos, dirigidos tanto a usuarios noveles, como a usuarios avanzados y a administradores del sistema.
En los últimos años, conseguir que nuestros clientes aprovechen mejor el software de DATISA se ha convertido en un objetivo primordial. Nos encantaría que las empresas invirtieran más en formación y menos en soporte porque, según nuestra experiencia, más de la mitad de las llamadas al departamento técnico se deben, no a errores en los programas, sino al desconocimiento del usuario, asegura Natalia Pomar.
Para invertir la balanza, DATISA ha ido renovando continuamente su portfolio de cursos con programas estándar y a medida, presenciales o a través de Internet, que permiten mejorar la capacitación de los usuarios a un coste inferior.
Esta oferta de cursos abarca, tanto la formación en los programas de gestión contable de DATISA SpeedyCODA (en plataforma de 32 y de 64 bits y comercializadas en propiedad o SaaS), como el resto de aplicativos integrados en su ERP y sus programas de gestión verticales para los ámbitos de la restauración, hotelería, neumáticos, comercio, para la construcción, etc.
