Las organizaciones que deseen mover Microsoft Exchange a una nube privada o pública deben considerar cinco mejores prácticas, si quieren que la transición sea sencilla y exitosa. Este procedimiento fue dado a conocer por David Odell, Service Architect de Dimension Data, quien advierte que aunque es fácil de mover a la nube, para las propias empresas resulta complejo llevar a cabo esta tarea si no conocen los procedimientos.
David Odell posee mucha experiencia en esta materia ya que él y otros miembros de su equipo mundial de Microsoft de Dimension Data han manejado la transición de más de dos millones de datos de Microsoft Exchange a la fecha.
“Por lo general, las organizaciones con 1.000 plazas o más siguen una migración por etapas desde el entorno de cambio existente en el medio ambiente basado en la nube. Una migración de estas dimensiones lleva cerca de dos semanas, a partir de un lento inicio de alrededor de 10 escaños por noche, hasta llegar a un promedio de 150 en la noche hasta que se complete el proyecto”.
“Una vez que han migrado de Exchange a la nube, las organizaciones deben asegurarse de mantener el centro de autenticación para su servicio cloud porque las piezas de integración son más complejos. Y mantener las piezas de funcionamiento es crítico para el éxito de su solución en la nube “, explica.
Por eso, según Odell, las cinco mejores prácticas para mover Microsoft Exchange a la nube son las siguientes:
1. Conocer el entorno de Exchange
Para replicar con éxito un entorno, las organizaciones deben tener un conocimiento profundo de lo que comprende y cómo se utiliza. Una planificación adecuada ayuda a evitar sorpresas. Cosas a tener en cuenta son el número de buzones compartidos en uso y regulares ‘picos’ en la comunicación por correo electrónico. Por ejemplo, enviar archivos de gran tamaño para las reuniones trimestrales de la junta y los medios de envíos postales y revistas.
2. ¡Usted tiene correo! Cómo migrar los datos
La mayoría de las organizaciones están acostumbradas a las migraciones en las instalaciones y tienen un alto ancho de banda para esto. Pero con una migración hacia la nube el rendimiento es considerablemente más lento porque los proveedores en la nube tenderán a protegerse de posibles infracciones en SLAs por el tráfico denominado “throttling“, o de estrangulamiento”. Es decir, digamos que una organización está moviendo un total de 12 TB de datos a la nube, para 8000 usuarios, en una red interna – ya sea una red LAN o WAN. El factor limitante es qué tan rápido se pueden procesar los datos. Las velocidades típicas son alrededor 20 GB por hora, con una ventana de migración de 12 horas lo que totaliza 600 horas o 50 días. Este tiempo es aceptable para un proyecto de migración.
3. Una coexistencia pacífica: la gestión de la migración
Durante la migración, algunos usuarios estarán en el sistema existente y otros en la nube. El nivel de convivencia varía en función de las necesidades del negocio, y la cantidad que un servicio interrumpido puede tolerar. Hay una serie de herramientas de migración de Exchange disponibles en el mercado, pero, Odell advierte, que no todas las herramientas de migración han sido creadas iguales. Es importante sincronizar la lista global de direcciones de Exchange en entornos de mensajería. Si va a crear o eliminar usuarios en un entorno, asegúrese de que estos cambios se reflejan en el otro entorno para que las libretas de direcciones se correspondan.
4. Evitar una crisis de identidad: la gestión de Active Directory
Es importante proporcionar la misma solución en la experiencia de los usuarios finales. Normalmente, un proveedor de la nube tendrá su propia instancia de Active Directory y la organización hará uso de él. Muchos sincronizarán los nombres de usuario y contraseñas, pero otros proveedores de nube no ofrecen esta solución. “Una organización debe tener un marco de gestión de identidad consistente. La gente no se acordará de nuevos nombres de usuario y contraseñas. Por eso es importante contar con una herramienta de administración de identidades que puede realizar este tipo de sincronización “, dice Odell, quien además señala que las organizaciones requieren un conocimiento profundo de los procesos de aprovisionamiento, reaprovisionamiento y las identidades de-aprovisionamiento. Y lo más importante de todo, enviar una comunicación clara y precisa a los usuarios de todo el proceso.
5. Mantener los usuarios finales felices – comunicación constante es clave
Las interrupciones típicas durante la migración incluyen un retraso en la entrega de correo electrónico, al no poder ver la disponibilidad de los colaboradores para reuniones en el calendario de Exchange, o no ver a la disponibilidad de salas de conferencias o de material. La comunicación constante con los usuarios antes, durante y después de la migración es fundamental para mantener a los usuarios informados y satisfechos. También es decisivo, establecer un equipo de apoyo y tener un soporte de IT en terreno para ayudar a los usuarios a resolver problemas.
