Automatización de contratos, otro desafío informático

Referirse a la Automatización de Contratos nos lleva a discutir y analizar un nuevo concepto de manejos de Acuerdo de Nivel de Servicios (SLA) y contratos estándares.

Para ello, utilizando características y procedimientos innovadores que puedan crear, copiar, administrar y también archivar estos mismos contratos. Para la correcta y eficiente automatización de este tipo de procedimientos se deben considerar tres grandes secciones: Sección Operacional, Sección Financiera y Sección Contractual. En cada una de ellas existen atributos propios como Indicadores Claves de Desempeño (KPI), Umbrales de Medición, Niveles de Servicios y Métricas Asociadas.

Una de las problemáticas más habituales en la actualidad es el manejo de contratos de manera diferente con similares características. Eso indica que existe una dificultad real de administración, ya que posiblemente se puede estar entregando de manera desigual un servicio a clientes de la misma categoría o importancia. Por eso, justamente, es clave la definición de las tres secciones antes indicadas, ya que se trata de condiciones que son específicas al contrato, fáciles de modificar y heredables mediante plantillas. El análisis, además, debe incluir la renovación del contrato, identificando de manera clara las especificaciones que serán mantenidas y las que serán modificadas.

La automatización exige una propuesta amplia de productos y servicios para cumplir a este tipo de requerimientos que demandan en forma creciente las compañías modernas y competitivas. La clave es considerar siempre el orden del contrato, lo que incluye y la flexibilidad de medición a proveedores y clientes en el marco de este tipo de acuerdos. Porque el control y cumplimiento de los Indicadores Claves de Desempeño (KPI), dentro de un contrato, es fundamental para las empresas. En este ítem se basa su producción, la recepción o entrega del servicio y la planificación contable, tan importante como también lo son las alertas. Estas, mediante estos mismos indicadores, advierten de los cumplimientos del nivel de servicio y entregan la capacidad de prevenir si se cumplirán o no los contratos. Hoy las alertas son reactivas y no predictivas, y desde un punto de vista funcional, deben ser escalables y repetitivas. Su máxima función es que independiente del profesional encargado, tiene que llegar a destino y cumplir la tarea para la que fue concebida: avisar algún problema que ocurra en los procesos de administración de la empresa.

En conclusión, antes de hablar de Automatización de Contratos hay que replantear el ordenamiento de estos al interior de la organización, así como definir una estandarización de procedimientos y estar apoyados por un software que cubra toda la información que existe a nivel de contratos en la actualidad. Eso, permitirá avanzar hacia dónde va dirigido el negocio y utilizando mejores prácticas siempre.

Por Cristián Barra, jefe proyectos Entersoft


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