Actualmente el papel constituye el 90% de los desechos que se producen en una oficina, y de acuerdo a algunos reportes ambientales el 35% de los desechos (de acuerdo a su peso), antes de su selección para el reciclaje, es papel o productos derivados del mismo.
En consecuencia cada vez más organizaciones están promoviendo políticas que aumenten el uso responsable de los materiales, con iniciativas que van desde el reciclaje hasta la reducción de materiales impresos.
El sector público no ha sido la excepción y desde hace unos años se ha puesto en marcha la iniciativa de “Gobierno sin Papel”. Esta es una de las políticas públicas más ambiciosas de los últimos años, dicha iniciativa tiene como objetivo sustituir los formatos físicos por archivos electrónicos. Con la implementación de este proyecto se estima que el sector público puede alcanzar ahorros en tiempos, traslados y papel por casi mil 700 millones de pesos anuales.
Una de las razones por las cuales se cree que el gobierno sin papel puede alcanzar el éxito esperado es porque en la actualidad existen las tecnologías necesarias que respaldan los cambios en los procesos, también permiten el envío y recepción de oficios y comunicados electrónicos legalmente válidos entre dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en forma segura, además mejoran los tiempos de elaboración y entrega de los mismos. Por último, disminuyen el costo de almacenamiento y volumen de los archivos, hacen más eficientes los procesos operativos de las entidades impactando de manera directa a los ciudadanos.
Un ejemplo de lo anterior es la firma electrónica avanzada (FIEL) que actualmente se utiliza en dependencias como el Servicio de Administración Tributaria (SAT). FIEL es un archivo cifrado que garantiza la identidad del usuario y es posible utilizarlo con otras dependencias, lo cual permite a través de medios electrónicos la identificación de la identidad.
Otra aportación de los avances tecnológicos que apoyan al “Gobiernos sin Papel” es el uso de soluciones que permite digitalizar y conservar los archivos históricos y del día a día de las entidades de gobierno, considerando todas las políticas de archivística y su organización. Estas soluciones de gestión documental comienzan desde actividades de limpieza, clasificación, digitalización de documentos hasta la creación de archivos electrónicos que se almacenan en un repositorio seguro y confiable, lo cual quiere decir que la información que ingresa en este repositorio está estructurada de tal forma que evita la duplicidad de datos, lo que ayuda a disminuir errores y habilita procesos más rápidos y eficientes por medio de herramientas de gestión.
Un gobierno sin papel abre un panorama completamente nuevo:
– Habilita a las dependencias de gobierno para compartir información, de otra forma estaría archivada en estantes dentro de su oficina.
– Elimina la necesidad de transcribir de un formato físico a una computadora, lo que a su vez disminuye la posibilidad de un error humano.
– Permite tener acceso en cualquier momento a información organizada en lugar de tener que buscar hoja por hoja en cada carpeta que hay en la oficina.
– Ahorra tiempo y permite hacer más cosas aun con un presupuesto reducido, lo cual es clave para el sector público
Contar con una oficina sin papel es un paso lógico para cualquier organización, esta inversión tecnológica no sólo debe de verse desde el punto de vista de la sustentabilidad, es decir, no sólo se trata de ahorrar papel, también es una cuestión de crear procesos más eficientes, de contar con información fiable, de compartir esa información con otras dependencias, el gobierno sin papel debe de verse como un camino para reducir costos, agilizar tiempos de respuesta y por supuesto para dar un mejor servicio a los ciudadanos.
Por Sharely Cabrera Maldonado, Directora de Sector Público de Grupo Intellego
