Forrester ha desarrollado una serie completa de 89 criterios de evaluación agrupados en tres niveles de categorías: valor actual, estrategia y presencia en el mercado. En el informe se han evaluado a ocho proveedores.
Según el informe de la consultora, el cumplimiento de las normativas y descubrimiento electrónico (eDiscovery) son los factores que están impulsando la adopción de soluciones de Gestión de Registros. Las empresas necesitan un enfoque coherente en la gestión de registros para afrontar el crecimiento explosivo del volumen y la diversidad de contenidos y para cumplir con los requisitos legales de mitigación de riesgos, indica el informe. El rápido crecimiento de los contenidos digitales coincide con las cada vez más complejas necesidades de cumplimiento normativo y descubrimiento electrónico, que hacen fracasar los esfuerzos de las empresas en este sentido. Diversas aplicaciones, herramientas y tipos de ficheros junto con arquitecturas de información desorganizadas y no documentadas, un aumento de las demandas judiciales, una jurisprudencia tan cambiante al respecto y un ecosistema fragmentado de proveedores vienen a agravar aún más este escenario.
El informe continúa señalando que las organizaciones deben centrarse en cinco tendencias clave a la hora de evaluar las distintas opciones de gestión de registros entre las que se incluyen el aumento de la demanda para mitigar los retos y riesgos legales, la evolución de las necesidades de certificación de gestión de registros, y ampliar el enfoque más allá de los registros físicos hacia una gama más amplia de activos digitales.
En un perfil de la solución de Open Text, el informe afirma que Open Text Records Management ofrece a las empresas potentes capacidades de gestión de registros físicos y soporte de gestión de retención para una amplia variedad de tipos de contenidos electrónicos y aplicaciones. Open Text continúa invirtiendo en la certificación de gestión de registros y completa las fortalezas del producto con su plataforma ECM, su funcionalidad de Gestión de Registros Federados (FRM) y aplicaciones nativas de archivos de datos estructurados, sistemas de ficheros y mensajería Además de sus sólidas capacidades de gestión de registros y soluciones complementarias, los paquetes de integración con SAP y Microsoft SharePoint lo convierten en una opción muy competitiva para muchas empresas.
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