FileNet presenta Records Manager

La nueva solución Records Manager de FileNet permitirá a las empresas abordar los problemas que se derivan de la proliferación de documentación administrativa.

MADRID: En respuesta al cada vez más riguroso clima de exigencia legal al que se enfrentan las empresas, FileNet Corporation, proveedor de soluciones de Gestión electrónica de Contenidos y Procesos Empresariales (ECM), anuncia el lanzamiento de FileNet Records Manager, una innovadora solución diseñada para ofrecer una visión completa del ciclo de vida de los documentos o proyectos, desde su creación hasta su finalización. FileNet Records Manager está basado en un archivo sencillo, integrado y altamente escalable, que destaca por su seguridad, por su capacidad para crear y gestionar registros de proyectos, y por su política de retención.

La solución FileNet Records Manager se integra dentro de la arquitectura de FileNet P8, permitiendo su conexión con la gestión de procesos y contenidos de la organización, y facilitando la comprensión del conjunto.

A través de esta nueva solución, las organizaciones empresariales podrán adecuarse a la normativa vigente, y hacer frente al creciente volumen de registros electrónicos resultante del uso generalizado de documentación electrónica, a través de Internet y el e-mail. FileNet Records Manager cumple los estándares establecidos por el Departamento de Defensa de EEUU para sistemas de almacenamiento de registros electrónicos (DoD) 5015.2, así como con los del Archivo Nacional del Reino Unido.

Cada vez más, la idea de que es necesario mantener una adecuada administración de registros se está abriendo paso en las empresas, colocándose incluso en la vanguardia de la estrategia corporativa de algunas empresas multinacionales. Según un estudio realizado por Forrester Research, este mercado tiene unas previsiones de crecimiento de 1.1 billones de dólares hasta el 2006. Para Gartner, la gestión de registros será una cuestión que ocupará los primeros puestos en las mentes de muchos ejecutivos durante el año que viene.

Las primeras soluciones de gestión de registros que aparecieron en el mercado hoy en día no tienen capacidad de gestionar la gran variedad y tipos de registros que se usan en las empresas, ni pueden adaptarse a toda la normativa de control que está surgiendo. El mercado está demandando una nueva generación de soluciones de este tipo, que sean capaces de dotar a las empresas no sólo de los medios para gestionar cualquier tipo de registro, sino también de la posibilidad de integrar esa gestión en sus procesos empresariales, ya normalizados, dinámicos y eficientes.

“Nosotros creemos que sólo a través de una solución integrada de gestión de registros las compañías podrán hacer frente de una forma eficaz a toda esta nueva normativa que se está desarrollando, y al riesgo creciente de pleitos, que requiere que las empresas sean capaces de archivar todos sus registros y recuperarlos rápidamente” –dice Lee Roberts, chairman y CEO de FileNet- “Con FileNet Records Manager podemos hacer frente a todos estos nuevos desafíos, gestionando una gran cantidad de contenidos empresariales de una forma sencilla e integrada. Las empresas serán capaces de usar la solución FileNet Records Manager de una forma muy rápida y efectiva, mitigando sus riesgos e implementando nuevas normativas y procesos sin necesidad de realizar reingenierías. Esto es precisamente lo que las empresas están demandando a las nuevas generaciones de sistemas de gestión de contenidos.”

Un buen ECM Process Management, esencial para la eficacia en la gestión de registros

Muchas compañías que están implantando políticas severas de gestión de registros y programas de retención, están descubriendo que el mayor desafío que se les presenta es conseguir que sus empleados ejecuten estas políticas. A pesar de que los ejecutivos desarrollan fuertes políticas de gestión de registros, sin una disciplina sistemática, y sin una adecuada estrategia de gestión de procesos, todos estos programas podrían verse seriamente comprometidos.

“Para que realmente resulte efectiva, una solución electrónica de gestión de registros debe estar integrada dentro de un proceso automatizado de workflow, de forma que puede llevarse a cabo un seguimiento de los registros a lo largo de toda la vida de un documento” –dice Kent Fitzpatrick, Responsable de Marketing de FileNet- “Y todo estructurado sobre sólidos procesos empresariales y una potente gestión de contenidos, asegurando que la gestión de registros es parte de un sistema ECM con políticas y procedimientos automatizados.”

FileNet cree que la gestión de procesos es un elemento esencial para la ejecución de políticas y procedimientos de gestión de registros, porque permite la captura y clasificación de los registros de una forma transparente para el usuario. El proceso de gestión puede llevarse a cabo de una forma muy controlada y con una mínima intervención del usuario, facilitando su cumplimiento y reduciendo los costes asociados. Además, usando la tecnología de gestión de procesos, los ejecutivos pueden tener una visión completa sobre la gestión de registros, y asegurarse mejor de que sus órdenes se cumplen.

“Una solución de gestión de registros efectiva gira en torno a una buena política corporativa de gestión de procesos empresariales, una política que entienda adecuadamente el valor y la seriedad del BPM” – dice Alan Pelz Sharpe, Vicepresidente de IT, Software y Servicios de Ovum Research.

La gama FileNet Records Manager está diseñada para proporcionar a las empresas un plan centralizado de administración de registros, ya sean físicos o electrónicos, realizando una clasificación automática en el caso de los archivos electrónicos. Aprovechando sus herramientas de análisis y creación de informes, FileNet Records Manager brinda a las empresas la posibilidad de conocer cuándo, cómo, por qué y dónde están siendo utilizados sus archivos. Esto permite a las empresas optimizar de una forma proactiva sus operaciones, adaptándolas a sus necesidades, así como ajustar sus políticas y planes de archivo a las nuevas especificaciones normativas.

La tecnología ECM de FileNet ofrece a las organizaciones un control sobre la información empresarial crítica a través de una combinación de contenidos, procesos y conectividad. Mientras la gestión de contenidos puede proporcionar la visión y el control de los datos, el BPM soporta la administración de registros a lo largo de la vida de documentación crítica.

La disponibilidad de Filenet Records Manager está prevista para el inicio de 2004.


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